Tarea #3 Introduccion a la administracion de proyectos

Caso de Estudio: Que sucedió con el trabajo de equipo?

Republic Avionics diseña y fabrica complejos equipos electrónicos para uso aeroespacial. Más de 90% de su trabajo gira en torno a la subcontratación de equipo destinado a las principales firmas aeroespaciales como Boeing, General Dynamics, Lockheed y McDonnell Douglas. Fundada a fines de la década de 1940, la compañía se desarrolló y a mitad de la década de 1960 tenía ya mil quinientos empleados, y desde entonces su tamaño ha permanecido estable.

La organización de esta empresa está centrada en los proyectos. Cuándo se consigue un contrato, se asigna a un gerente de proyecto y éste a su vez recibe el apoyo de uno o más gerentes que colaboran en el proyecto. .Un gerente típico de proyecto supervisa cinco o seis proyectos a la vez. La fabricación de los aparatos electrónicos se lleva a cabo en la división de producción de la compañía, presidida por el director de producción: Frank West.. El director de producción y los gerentes de proyecto están bajo las órdenes de un jefe común, el vicepresidente de operaciones. Este cargo lo ocupa .actualmente Rob McDowell.

El gerente de proyecto debe trabajar en estrecha colaboración con producción para que cada contrato cumpla con los plazos de entrega y con las especificaciones de calidad, sin rebasar el presupuesto. La importancia de esos tres requisitos se reconoce en Republic. El sueldo anual del vicepresidente, de producción es de 120.000 dólares, cifra muy por arriba de lo que gana un gerente promedio de proyecto: 70,000 dólares anuales. En cambio, los gerentes de proyecto perciben un sueldo mayor que los gerentes de segundo nivel en la función de producción encargada de fabricar los componentes del equipo.

John Wilson fue contratado por Republic Avionics en agosto del año anterior para desempeñar el puesto de gerente de proyectos. Ingeniero de profesión, se había distinguido por sus impresionantes investigaciones en el campo de la industria aeroespacial, y la alta gerencia de Republic se consideraba afortunada por haberlo contratado de la Zaron Industries, donde era investigador de alto nivel en los laboratorios de electrónica. En Republic se le asignó la tarea de supervisar varios proyectos, entre ellos un subcontrato por muchos millones de dólares con General Dynamics. Wilson cuenta con el respaldo de Dave Brown un ingeniero industrial de veintiséis años, quien tenía una maestría y hacía poco había sido contratado en una prestigiosa Escuela de administración para graduados. Dave Brown había causado excelente impresión entre algunas personas de la compañía por ser una persona brillante y ambiciosa en externo.

En febrero de este año, a Rob McDowell le informó el departamento de auditoria que el proyecto de Wilson para General Dynamics estaba muy atrasado y que excedido 14% de las estimaciones iniciales de costos. Cuando McDowell se entrevistó con Wilson, éste no pudo ocultar su sorpresa: "No sabía que el proyecto estuviera retrasado. Mi ayudante, Dave Brown, me ha dicho que debe permanecer a la cabeza del mismo para asegurarse de que a nuestro proyecto se le dé prioridad. En efecto ha dirigido a mi nombre algunas cartas bastante fuertes a Frank West para mantenerlo al tanto de nuestra situación. Pero Dave siempre dijo que las cosas marchaban bien y lo único que debía hacer era "presionar un poco más a los de producción".

Cuando McDowell habló con Frank West, la respuesta de aquél fue cortante: "Dile a Wilson que no me acose. Tengo que ocuparme de tres docenas de proyectos de producción y sus cartas, lo mismo que las molestas llamadas telefónicas de su ayudante, han hecho que mis subordinados den a su proyecto la más baja prioridad.
Adaptado de Stephen P. Robbins. Comportamiento Organizacional, conceptos, controversias y aplicaciones. Tercera Edición. Para efectos académicos.

Preguntas:
1. Cite al menos dos valoraciones éticas que obvió Wilson en este caso. Explique
La primera valoración ética que obvio Wilson fue la de: Ejercer el liderazgo necesario para el proyecto, con el fin de promover una productividad máxima y al mismo tiempo esforzarse por reducir los costos, evidentemente Wilson delego esto en su ayudante a tal punto que ni siquiera estaba enterado del atraso, olvido la máxima se que se puede delegar tareas pero nunca la responsabilidad.
La otra esta muy ligada a esta y es: Aceptar la responsabilidad de sus acciones, ya que en lugar de hacer esto, evade su responsabilidad poniendo como excusa que él no sabía que el proyecto estaba atrasado porque su ayudante había insistido en estar a la cabeza y hasta había enviado cartas en su nombre.

2. De la lectura de multiculturidad de proyectos cite dos aspectos que al ser aplicados por Brow, generó conflicto en el resultado final esperado. Explique
En primer lugar cualquier efecto distorsionador que actué sobre los miembros del equipo afectará el éxito del proyecto, en este caso Brow indispuso a los miembros de producción, lo cual lógicamente afecto el proyecto hasta llevarlo prácticamente al fracaso. Esto se dio por otro aspecto muy importante, y muy mal manejado por Brow, la comunicación, el hizo uso de una comunicación unidireccional, no le dio oportunidad a su interlocutor (miembros de producción) de contestar a sus cartas o sus insistentes llamadas, esto hizo el efecto contrario de lo que él esperaba, no logró que pusieran su esfuerzo en su proyecto más bien logro que lo pusieran de ultimo en su lista de prioridades.

3. De las dimensiones de la cultura propuestas por Hofstede, cual está presente en este caso y como se debería manejar por parte de Wilson. Explique
Esta presente Masculinity, ya que Wilson se dejo llevar por la ambición de Brow, para el cual lo más importante era “vivir para trabajar” mientras que para los miembros del equipo de producción lo importante era ser respetados y motivados en su trabajo. Al dejar Wilson el liderazgo de lado no le dio la importancia necesaria a los fallos de dimensionamiento de los recursos humanos del proyecto.

4. Que debería hacer McDowell para solucionar el problema. Explique,
Debería cambiar evaluar si aun el proyecto vale la pena ser terminado y de ser así debe cambiar al PM, Wilson puede tener un amplio conocimiento en la parte técnica, sin embargo es obvio que no es un líder, tiene faltas graves en el manejo de la autoridad, y finalmente no maneja una buena comunicación.

5. Realice una conclusión general del caso de estudio relacionado con las lecturas. Explique
Ser un buen PM requiere mucho más que tener conocimiento técnico, no solo es necesario tener unas bases éticas solidadas sino una cantidad de habilidades humanas como respecto, pro actividad, buena comunicación y empoderamiento entre otras. Wilson fue muy inocente en su manejo de este proyecto, delego mucho más que actividades, se desligo de su principal responsabilidad, no controlo el proyecto, por lo cual ni siquiera se dio cuenta de que las cosas iban mal. Dejo de lado las mejores prácticas que debe llevar a cabo un buen PM.

Tarea #2 Introduccion a la administracion de proyectos

Caso de Estudio I: INNOVATIVE TECHNOLOGIES (4%)

Planteamiento del Problema

En el área de Proyectos de Innovative Technologies trabajan alrededor de 50 personas. Esta empresa ha estado trabajando en servicios de tecnologías de la información para el público en general durante su fundación en 2005 y sus ingresos se han mantenido constantes.

Su Gerente y fundador Pedro Pérez es un Ingeniero Industrial que vio oportunidades en el área de las TI's y sin una instrucción específica en el área ha logrado mantener la empresa con una imagen de responsabilidad y satisfacción al cliente.

Los empleados de la empresa tienen fama de ser excelentes técnicos y muy fieles a Pedro ya que ha establecido un liderazgo en su grupo en base a acciones acertadas.

Recientemente se ha incrementado la demanda de servicios de tecnologías de la información debido a un incremento en la explotación petrolera en la ciudad y los grandes corporativos del petróleo requieren de los servicios de Innovative Technologies

Este crecimiento repentino, ha traído una disyuntiva al Gerente en el sentido de no saber si continuar con su forma de trabajar (un poco empírica) o adoptar metodologías de administración de proyectos más elaboradas (aunque requieren más conocimiento de esta forma de trabajar).

Se sabe que la adopción de una metodología formal de trabajo para elaboración de proyectos implica una inversión en tiempo, capacitación, conversión del personal técnico en personal de dirección de proyectos o contratación de expertos en administración de proyectos.

Pero no hacerlo podría significar no cumplir en tiempo y forma sus compromisos.

Preguntas
1. ¿Porque es necesario usar metodologías de administración de proyectos?
Esto es necesario porque dichas metodologías han evolucionado a partir de las mejores prácticas que se han ido acumulando como conocimiento de diferentes profesionales que aportaron este, para la redacción de las mismas. Además existe un consenso sobre su utilidad y valor como herramientas para el mejoramiento, y se pueden aplicar casi siempre en casi todos los proyectos.

2. ¿Solamente las empresas grandes deben de utilizar estas metodologías?
No, cualquier empresa que desarrolle proyectos, de cualquier tamaño puede sacar provecho de la utilización de estas metodologías, ya que no solo le dan una guía de cómo hacer las cosas de la mejor manera, sino que le permiten capitalizar los conocimientos y distribuirlos dentro de los miembros de la organización. Ya que un proyecto es desarrollado para generar un producto, ya sea este un servicio, un cambio organizacional, o un tangible, las metodologías de la administración de proyectos se pueden aplicar a empresas tan diversas como manufactura o servicios, ya sea para empresas pequeñas de ámbito local o grandes multinacionales. No hay restricción en su uso.

3. ¿Debe la empresa Innovative Technologies migrar a una metodología formal de administración de proyectos?
Desde mi punto de vista si, ya que se desarrolla en un ambiente altamente competitivo, donde la entrega a tiempo es la clave del éxito. Si bien hasta el momento el modelo formal les ha resultado al querer seguir satisfaciendo las necesidades de sus clientes deben adaptarse al exigencias del mercado, y actualmente cada vez mas empresas se desarrollan en la modalidad de administración de proyectos, y en el campo de tecnologías de la información de forma más agresiva.
Adoptar la metodología de administración de proyectos le puede significar a Innovative Technologies una fuerte inversión de tiempo y dinero, pero que redundara en un mayor beneficio al poner abarcar más clientes, entregar a tiempo y en forma correcto los proyectos para los que son requeridos, y se ordenara aun más el buen trabajo que ya han venido realizando de una forma empírica.

Caso de Estudio II: EL TITANIC (4%)
En 1997 se presentó la muy conocida película Titanic del productor James Cameron.
• La película tuvo un retraso significativo respecto a su plazo de entrega y un costo mayor de $90 millones de dólares de su presupuesto original de $110 millones de dólares.
• Al final, gana 11 premios Oscar y es la primera película en la historia de ganar mil millones de dólares.
Pregunta
¿Cómo califica usted este proyecto? ¿Qué restricciones analizó para fundamentar la calificación del proyecto?
Yo calificaría el proyecto como un muy mal administrado, con un producto muy exitoso. Fue un proyecto que se vio afectado en su presupuesto y en su duración, que dio un producto final del cual hasta su realizador estaba seguro que iba a ser un fracaso. Sin embargo, conto al final con el factor sorpresa que hizo que la película fuera la más taquillera por más de una década y ganadora de numerosos premios.

El proyecto fallo desde su etapa de inicio, ya que no se aclaro los alcances del mismo, durante la planeación no se detallo posiblemente el cómo y el cuándo, lo cual al final atraso el periodo de entrega del proyecto, en este caso la película, y desde luego aumento el presupuesto original. Sin embargo, si vemos este proyecto desde la perspectiva de su relación con la estrategia de la empresa, en este caso la productora, cumplió con su objetivo que era generar ganancias, pero, cabe preguntarse, hubiera sido igual o más rentable la película si se hubiera llevado a cabo en un periodo de tiempo más corto y con un gasto más ajustado con el presupuesto?

Posiblemente si se analiza con más detalle y mayor información la realización de Titanic, nos daríamos cuenta de que hubo un mal manejo de los riesgos, muchos cambios sobre el camino, y una alta tolerancia a que todo esto pasara por parte del director, lo cual desemboco en una incertidumbre terrible, que solo se disipo cuando las ganancias se catapultaron al estrenar la película.
Entonces finalmente, depende del punto de vista del que se miré.

Investigar (2%)
Describe en qué consisten las siguientes metodologías para realizar proyectos efectivos.
a) CMMI: Capability Maturiti Model Integration (Integración de Modelos de Madurez de Capacidades), es un modelo para la mejora y evaluación y evolución de procesos para el desarrollo, mantenimiento y operación para sistemas de software. Las mejores prácticas de CMMI se publican en los documentos llamados modelos. En la actualidad hay tres áreas de interés cubiertas por los modelos de CMMI: desarrollo, adquisición y servicios.

b) ITIL: Information Tecnology Infraestructure Library (Biblioteca de de Infraestructura de Tecnologías de la Información), es un marco de trabajo de las buenas prácticas destinadas a facilitar la entrega de servicios de tecnología de la información. Resume un extenso conjunto de procedimientos de gestión ideados para ayudar a las organizaciones a lograr calidad y eficiencia en las operaciones de TI. Estos procedimientos son independientes del proveedor y han sido desarrollados para servir como guía que abarque toda la infraestructura, desarrollo y operación de TI.

c) COBIT: Control Objectives for Infromation and related Technologies (Objetivos de Control para la Información y Tecnologías Relacionadas) Es un conjunto de mejores prácticas para el manejo de información creado por la Asociación para la Auditoría y Control de Sistemas de Información y el Instituto de Administración de las Tecnologías de la Información.

d) ISO 27000: Es una serie de normas de estándares de seguridad publicadas por la Organización Internacional para la Estandarización (ISO) y la Comisión Electrónica Internacional (IEC). La serie contiene las mejores prácticas recomendadas en seguridad de la información para desarrollar, implementar y mantener especificaciones para los sistemas de Gestión de la Información.

Tarea #1 Introduccion a la administracion de proyectos

1. Lea la lectura “Errores en la AP”.

2. Analice el artículo dentro del contexto de su empresa.

3. Según la lectura, procesa a responder:

a. Liste y explique tres errores ocurridos en diferentes proyectos desarrollados en su organización.

1. Hace 5 años desarrollamos como proyecto el cambio de un generador para uno de los barcos de la compañía, era un proyecto delicado porque implicaba desarmar partes del barco para poder sacar el generador viejo e introducir el nuevo, y al final de esto el barco debía quedar impecable para arrancar con su operación normal, el principal problema que tuvimos fue el mal diseño del cronograma de actividades, lo cual genero un estrés enorme para todos los involucrados, y nos llevo a concluir con el trabajo 2 semanas tarde, lo que significo dejar solamente 4 días en lugar de 2 semanas al personal de abordo para alistar el barco para su arranque de temporada.

2. En el 2006, emprendimos como proyecto el cambio total del equipo de restaurante para uno de los barcos, se hizo un presupuesto detallado, se analizaron las necesidades, se evaluaron las opciones, y cuando todo estaba listo y aprobado, nos topamos con que habíamos cantado victoria antes de tiempo, el proveedor de la vajilla, no aviso de ultimo momento que la vajilla escogida ya no estaba en producción, no tenia la cantidad de piezas necesarias para cubrir la operación para las 150 personas, que es la capacidad del barco, y mucho menos para hacer reposiciones de ser necesario, por lo que hubo que cambiar el estilo de vajilla a otra mucho mas cara, pero que contaba con todas las piezas necesarias, por lo que el proyecto resulto en casi un 20% mas de lo presupuestado.

3. En el 2007 se propuso por parte de la gerencia hotelera de uno de los barcos, el proyecto de estandarización de recetas, para esto, el gerente a cargo designo a un chef y la gerente hotelera como responsables, sin embargo, se diseño lo que no era, se invirtió tiempo y dinero durante alrededor de 3 meses, y al final, el producto simplemente no servia, se había diseñado algo que no era lo que se necesitaba ni lo que se esperaba, y esto se dio por la mala comunicación a lo largo del proyecto.

b. Para cada situación (errores) explique:
i. ¿Cuál ha sido su impacto tanto en el proyecto como en la organización?
La operación de los barcos debe fluir como la maquinaria de un buen reloj suizo, no hay espacio para errores que detengan o atrasen un viaje, eso simplemente no puede pasar. En el caso del atraso en el cambio del generador, iniciar una temporada con el personal estresado, indispuesto, y sobre cargado de trabajo de ultima hora, es sumamente complicado, ya que son quienes atienden al cliente final, el pasajero, que no paga sumas grandes de dinero, para ser recibido por personal mal humorado que no hace de su estadía abordo un experiencia agradable. Fue sumamente complicado explicarle a la gente abordo que no se termino con el proyecto tarde porque así estaba planeado, si no que fueron situaciones inesperadas las que hicieron que eso sucediera, y desde luego, afecto mucho la anuencia de los tripulantes a colaborar en otros proyectos posteriores.

En cuanto al cambio del equipo, el impacto fue sobre todo económico, ya que tanto tripulantes como pasajeros no se vieron afectados, pero esto afecto en las ganancias, ya que de ahí tuvo que salir el 20% más que se gasto en este proyecto.
Por ultimo, en el caso de la estandarización de recetas, esto es algo que debería existir en cualquier cocina de hotel, restaurante, etc. En alimentos y bebidas se dice que esta es la base para que se pueda cambiar el personal completo de una cocina de la noche a la mañana y los comensales no noten el cambio en sus platos, el haber fracasado en esto, no solo significó tiempo hombre y dinero desperdiciado, significó arrancar una temporada justamente con personal de cocina nuevo y sin ninguna base para saber que y como se cocinaba, fue un proceso doloroso y oneroso, que genero múltiples quejas de los pasajeros, y que se puso solucionar solo sobre la marcha con parches y soluciones apaga fuegos poco recomendables.

ii. ¿Qué acciones se aplicaron para eliminar o mitigar la recurrencia de éstos errores?
Actualmente, tratamos de contar con un mayor involucramiento del personal de abordo en el planteamiento de nuevos proyectos, ya no se generan desde la oficina sin participación de ellos, se han establecido mecanismos de comunicación mas efectivos así como de control, aprendimos que aunque el chef cocine y administre su cocina muy bien, y la gerente hotelera sea maravillosa con los pasajeros, no necesariamente son las personas adecuadas para proyectos que impliquen administración de alimentos y bebidas, por lo que ahora se busca alguien que los acompañe en el proceso.

Por otra parte ahora presupuestamos siempre un porcentaje para imprevistos que nos permita margen de acción si algo cuesta mas de lo que teníamos previsto, o si en el camino en necesario comprar algo mas.

iii. ¿Qué efecto(s) ha generado las acciones aplicadas? Han sido exitosas, explique?
Si han sido exitosas, por ejemplo este año en a principios de enero arrancamos con un proyecto de implementación de normas de educación ambiental a bordo de 3 barcos, la primera etapa ya concluyo y con mucho éxito, logramos cumplir con el cronograma, el personal abordo se siente incluido y motivado, y vamos muy bien con el presupuesto, lo que significa que aprendimos de nuestros errores pasados.

iv. ¿Considera que la organización ha capitalizado el aprendizaje de los errores? ¿Por qué?
Definitivamente si, hace 5 años el dueño de la compañía se enfrento a un cambio drástico en la compañía que implico el cambio de 6 personas en puestos clave, somos 6personas que arrancamos con cero o muy poca experiencia en lo relacionado a barcos, y hoy logramos cosas que solo el capitalizar de nuestros errores nos permite.

v. ¿Qué acciones hubiera propuesto usted para mitigar el impacto en el proyecto? ¿Cuál es su propuesta de aplicación?
Creo que en los 3 casos yo hubiera propuesto un análisis de cada problema de una forma más minuciosa antes de establecer el plan de trabajo del proyecto. De la falta de análisis salio el mal calculo del tiempo en el caso del generador, el gasto de más en el cambio de equipo, y el resultado de algo que no sirvió en el caso de la estandarización de recetas.

En el caso del generador, de haber analizado mas detalladamente el problema con todas sus aristas, se hubiera calculado mejor el tiempo, se hubieran hecho colchones de tiempo para amortiguar “sorpresas” que nos encontramos en el camino y que no teníamos presupuestadas, como por ejemplo al mover una pared nos encontramos con laminas de acero inservibles que hubo que cambiar, lo cual desde luego atraso el trabajo. De haber contado con esto, habríamos arrancado con el cambio del generador 1 mes antes de lo que lo hicimos y no habríamos terminado con el tiempo tan ajustado.

En el caso del cambio de equipo, además de un análisis mas detallado, debimos habernos planteado mas posibles problemas, en ese momento no pensamos en que una fabrica no iba a ofrecer un producto sin stock, algo tan simple como prestar mas atención a los riesgos del proyecto no hubiera hecho cuestionar el stock antes de presupuestar y se hubiera evitado el gasto mayor.

En el caso de la estandarización de recetas, mi propuesta hubiera sido no inventar el agua tibia, en el mercado existen programas sencillos que hacer el calculo con formulas con solo ingresar los datos de ingredientes y cantidades y numero de comensales, hubiéramos podido comprar un software que hiciera esto e ingresar la información y punto, el programa nos hubiera dado la receta estándar con solo oprimir una tecla.