Tarea #1 Introduccion a la administracion de proyectos

1. Lea la lectura “Errores en la AP”.

2. Analice el artículo dentro del contexto de su empresa.

3. Según la lectura, procesa a responder:

a. Liste y explique tres errores ocurridos en diferentes proyectos desarrollados en su organización.

1. Hace 5 años desarrollamos como proyecto el cambio de un generador para uno de los barcos de la compañía, era un proyecto delicado porque implicaba desarmar partes del barco para poder sacar el generador viejo e introducir el nuevo, y al final de esto el barco debía quedar impecable para arrancar con su operación normal, el principal problema que tuvimos fue el mal diseño del cronograma de actividades, lo cual genero un estrés enorme para todos los involucrados, y nos llevo a concluir con el trabajo 2 semanas tarde, lo que significo dejar solamente 4 días en lugar de 2 semanas al personal de abordo para alistar el barco para su arranque de temporada.

2. En el 2006, emprendimos como proyecto el cambio total del equipo de restaurante para uno de los barcos, se hizo un presupuesto detallado, se analizaron las necesidades, se evaluaron las opciones, y cuando todo estaba listo y aprobado, nos topamos con que habíamos cantado victoria antes de tiempo, el proveedor de la vajilla, no aviso de ultimo momento que la vajilla escogida ya no estaba en producción, no tenia la cantidad de piezas necesarias para cubrir la operación para las 150 personas, que es la capacidad del barco, y mucho menos para hacer reposiciones de ser necesario, por lo que hubo que cambiar el estilo de vajilla a otra mucho mas cara, pero que contaba con todas las piezas necesarias, por lo que el proyecto resulto en casi un 20% mas de lo presupuestado.

3. En el 2007 se propuso por parte de la gerencia hotelera de uno de los barcos, el proyecto de estandarización de recetas, para esto, el gerente a cargo designo a un chef y la gerente hotelera como responsables, sin embargo, se diseño lo que no era, se invirtió tiempo y dinero durante alrededor de 3 meses, y al final, el producto simplemente no servia, se había diseñado algo que no era lo que se necesitaba ni lo que se esperaba, y esto se dio por la mala comunicación a lo largo del proyecto.

b. Para cada situación (errores) explique:
i. ¿Cuál ha sido su impacto tanto en el proyecto como en la organización?
La operación de los barcos debe fluir como la maquinaria de un buen reloj suizo, no hay espacio para errores que detengan o atrasen un viaje, eso simplemente no puede pasar. En el caso del atraso en el cambio del generador, iniciar una temporada con el personal estresado, indispuesto, y sobre cargado de trabajo de ultima hora, es sumamente complicado, ya que son quienes atienden al cliente final, el pasajero, que no paga sumas grandes de dinero, para ser recibido por personal mal humorado que no hace de su estadía abordo un experiencia agradable. Fue sumamente complicado explicarle a la gente abordo que no se termino con el proyecto tarde porque así estaba planeado, si no que fueron situaciones inesperadas las que hicieron que eso sucediera, y desde luego, afecto mucho la anuencia de los tripulantes a colaborar en otros proyectos posteriores.

En cuanto al cambio del equipo, el impacto fue sobre todo económico, ya que tanto tripulantes como pasajeros no se vieron afectados, pero esto afecto en las ganancias, ya que de ahí tuvo que salir el 20% más que se gasto en este proyecto.
Por ultimo, en el caso de la estandarización de recetas, esto es algo que debería existir en cualquier cocina de hotel, restaurante, etc. En alimentos y bebidas se dice que esta es la base para que se pueda cambiar el personal completo de una cocina de la noche a la mañana y los comensales no noten el cambio en sus platos, el haber fracasado en esto, no solo significó tiempo hombre y dinero desperdiciado, significó arrancar una temporada justamente con personal de cocina nuevo y sin ninguna base para saber que y como se cocinaba, fue un proceso doloroso y oneroso, que genero múltiples quejas de los pasajeros, y que se puso solucionar solo sobre la marcha con parches y soluciones apaga fuegos poco recomendables.

ii. ¿Qué acciones se aplicaron para eliminar o mitigar la recurrencia de éstos errores?
Actualmente, tratamos de contar con un mayor involucramiento del personal de abordo en el planteamiento de nuevos proyectos, ya no se generan desde la oficina sin participación de ellos, se han establecido mecanismos de comunicación mas efectivos así como de control, aprendimos que aunque el chef cocine y administre su cocina muy bien, y la gerente hotelera sea maravillosa con los pasajeros, no necesariamente son las personas adecuadas para proyectos que impliquen administración de alimentos y bebidas, por lo que ahora se busca alguien que los acompañe en el proceso.

Por otra parte ahora presupuestamos siempre un porcentaje para imprevistos que nos permita margen de acción si algo cuesta mas de lo que teníamos previsto, o si en el camino en necesario comprar algo mas.

iii. ¿Qué efecto(s) ha generado las acciones aplicadas? Han sido exitosas, explique?
Si han sido exitosas, por ejemplo este año en a principios de enero arrancamos con un proyecto de implementación de normas de educación ambiental a bordo de 3 barcos, la primera etapa ya concluyo y con mucho éxito, logramos cumplir con el cronograma, el personal abordo se siente incluido y motivado, y vamos muy bien con el presupuesto, lo que significa que aprendimos de nuestros errores pasados.

iv. ¿Considera que la organización ha capitalizado el aprendizaje de los errores? ¿Por qué?
Definitivamente si, hace 5 años el dueño de la compañía se enfrento a un cambio drástico en la compañía que implico el cambio de 6 personas en puestos clave, somos 6personas que arrancamos con cero o muy poca experiencia en lo relacionado a barcos, y hoy logramos cosas que solo el capitalizar de nuestros errores nos permite.

v. ¿Qué acciones hubiera propuesto usted para mitigar el impacto en el proyecto? ¿Cuál es su propuesta de aplicación?
Creo que en los 3 casos yo hubiera propuesto un análisis de cada problema de una forma más minuciosa antes de establecer el plan de trabajo del proyecto. De la falta de análisis salio el mal calculo del tiempo en el caso del generador, el gasto de más en el cambio de equipo, y el resultado de algo que no sirvió en el caso de la estandarización de recetas.

En el caso del generador, de haber analizado mas detalladamente el problema con todas sus aristas, se hubiera calculado mejor el tiempo, se hubieran hecho colchones de tiempo para amortiguar “sorpresas” que nos encontramos en el camino y que no teníamos presupuestadas, como por ejemplo al mover una pared nos encontramos con laminas de acero inservibles que hubo que cambiar, lo cual desde luego atraso el trabajo. De haber contado con esto, habríamos arrancado con el cambio del generador 1 mes antes de lo que lo hicimos y no habríamos terminado con el tiempo tan ajustado.

En el caso del cambio de equipo, además de un análisis mas detallado, debimos habernos planteado mas posibles problemas, en ese momento no pensamos en que una fabrica no iba a ofrecer un producto sin stock, algo tan simple como prestar mas atención a los riesgos del proyecto no hubiera hecho cuestionar el stock antes de presupuestar y se hubiera evitado el gasto mayor.

En el caso de la estandarización de recetas, mi propuesta hubiera sido no inventar el agua tibia, en el mercado existen programas sencillos que hacer el calculo con formulas con solo ingresar los datos de ingredientes y cantidades y numero de comensales, hubiéramos podido comprar un software que hiciera esto e ingresar la información y punto, el programa nos hubiera dado la receta estándar con solo oprimir una tecla.